Eventfilm planen: Die Checkliste vor dem Drehtag
Ein guter Eventfilm entsteht nicht erst am Eventtag, sondern Wochen vorher in der Planung. Mit dieser Checkliste klärst du alles, damit am Ende ein Film mit Dramaturgie steht und nicht nur ein Protokoll.
Warum die Vorbereitung über den Film entscheidet
Ein Event lässt sich nicht wiederholen. Der Moment, in dem der Vorhang fällt, das Auto an der Startlinie anrollt oder der Saal applaudiert, passiert genau einmal. Wenn die Kamera dann am falschen Ort steht, fehlt er im Film.
Deshalb entscheidet die Planung mehr über die Qualität eines Eventfilms als die Technik. Ein Team, das den Ablauf kennt, weiß, wo es zu welcher Zeit stehen muss. Und es kann sich auf das konzentrieren, was einen Eventfilm ausmacht: Nähe, Atmosphäre und Momente, die man spürt.
Diese Checkliste hilft dir, alles Wichtige vorab zu klären.
1. Ziel und Formate festlegen
Bevor es um Kameras geht, klär die wichtigste Frage: Wofür soll der Film später arbeiten? Ein Aftermovie, das Lust auf die nächste Ausgabe macht, braucht einen anderen Schnitt als ein Film für Sponsoren oder die interne Kommunikation.
Leg auch fest, welche Formate entstehen sollen. Nur ein Hauptfilm? Oder zusätzlich Clips im Hochformat, Interviews, Fotos und ein Teaser für das nächste Jahr? Für CUPRA am Red Bull Ring entstanden aus einem Tag ein Eventfilm und vier Reels. Das funktioniert nur, wenn alle Formate von Anfang an mitgeplant sind.
Was ein gutes Aftermovie ausmacht, liest du im Ratgeber Aftermovie erstellen lassen.
2. Ablauf und Höhepunkte teilen
Schick deinem Produktionsteam den vollständigen Ablaufplan, so früh wie möglich. Dazu gehören Zeiten, Räume, Programmpunkte und alles, was sich noch ändern kann.
Markiere die Momente, die auf keinen Fall fehlen dürfen. Der Auftritt eines Speakers, eine Preisverleihung, der Start einer Rallye, eine Enthüllung. Daraus entsteht der Drehplan: wer wann wo steht und worauf der Film dramaturgisch hinarbeitet.
Denk auch an die Zeit dazwischen. Gespräche am Rand, Gäste beim Ankommen, die Vorbereitung hinter der Bühne. Oft sind es genau diese Bilder, die einem Eventfilm Gefühl geben.
Und sag deinem Team, wenn sich etwas ändert. Verschiebt sich ein Programmpunkt um eine halbe Stunde oder wechselt ein Raum, kann das über einen ganzen Drehplan entscheiden. Eine kurze Nachricht am Morgen des Events erspart am Nachmittag verpasste Momente.
3. Zugang, Ansprechpartner und Technik vor Ort
Am Eventtag hat niemand Zeit für Rückfragen. Kläre deshalb vorher die praktischen Punkte:
- Ansprechpartner: Eine Person, die am Tag selbst erreichbar ist und Entscheidungen treffen darf.
- Zugang: Akkreditierungen, Parkplätze, Zugang zu Bühne, Backstage oder Strecke.
- Technik: Wo gibt es Strom? Darf das Team einen Ton von der Bühnentechnik abnehmen?
- Drohne: Ist ein Flug erlaubt und welche Genehmigungen braucht es?
- Arbeitsplatz: Ein ruhiger Ort, an dem das Team Material sichern und bei Bedarf schneiden kann.
4. Gäste, Speaker und Sponsoren einbinden
Informiere Gäste vorab, dass gefilmt und fotografiert wird, etwa in der Einladung oder bei der Anmeldung. Das schafft Klarheit und Vertrauen. Für Speaker und Interviewpartner gilt: Frag früh, wer vor die Kamera möchte, und plane feste Zeitfenster für kurze Statements.
Sponsoren wollen mehr als ein Logo im Abspann. Sie wollen Bilder, die sie selbst nutzen können. Kläre deshalb vorher, welche Partner eigene Clips bekommen und was darin zu sehen sein soll. Das gibt ihnen einen Grund, im nächsten Jahr wiederzukommen.
Leg außerdem fest, wer den Content später wo nutzen darf. Welche Fragen du dabei klären solltest, erklärt der Ratgeber Nutzungsrechte bei Video.
5. Clips während des Events: Freigaben klären
Ein Aftermovie, das Wochen später kommt, trifft auf ein Publikum, das das Event schon vergessen hat. Deshalb lohnt es sich, erste Clips noch während des Events zu veröffentlichen, solange Gäste und Partner darüber sprechen.
Das funktioniert nur mit einer schnellen Freigabe. Bestimme vorher, wer auf deiner Seite freigeben darf und in welchem Zeitfenster. Kläre auch, über welche Kanäle die Clips laufen und wer sie postet. Wie ein Same Day Edit in der Praxis abläuft, zeigt unser Ratgeber zur Messe.
Denk dabei über den Tag hinaus. Für die Kitzbüheler Alpenrallye entstehen neben dem Aftermovie laufende Shorts, die die Rallye auch zwischen den Ausgaben sichtbar halten.
Die Checkliste im Überblick
- Ziel des Films und Zielgruppe festgelegt
- Formate definiert: Hauptfilm, Clips, Interviews, Fotos, Teaser
- Ablaufplan mit Höhepunkten an das Team geschickt
- Ansprechpartner für den Eventtag benannt
- Zugang, Strom, Ton und Drohne geklärt
- Gäste über Film und Fotos informiert
- Speaker und Interviewpartner angefragt
- Sponsor Content abgestimmt
- Freigabeprozess für Clips während des Events festgelegt
- Nutzungsrechte und Kanäle schriftlich vereinbart
Wenn du diese Punkte geklärt hast, kann sich dein Produktionsteam am Eventtag auf das konzentrieren, was zählt: mittendrin zu sein. Wie wir Events begleiten, siehst du auf unserer Seite zum Eventfilm.
Häufige Fragen
Wie früh sollten wir mit der Planung eines Eventfilms beginnen?
So früh wie möglich, sobald Ablauf und Location feststehen. Je mehr Zeit für Drehplan, Zugänge und Absprachen bleibt, desto entspannter wird der Eventtag für alle.
Brauchen wir die Einwilligung aller Gäste?
Informiere Gäste vorab, dass gefilmt wird, und kläre bei Interviews und Nahaufnahmen eine Einwilligung. Bei rechtlichen Detailfragen hilft dir eine Fachperson für Datenschutz weiter.
Wie groß muss das Team vor Ort sein?
So groß wie nötig, so klein wie möglich. Das Team richtet sich nach Größe, Ablauf und den gewünschten Formaten. Wer Clips während des Events will, braucht zusätzlich jemanden für den Schnitt vor Ort.
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